Selasa, 04 Desember 2012

ARTIKEL TENTANG BAB 13 MENGELOLA KINERJA DAN MUTU

Untuk mengontrol suatu organisasi secara efektif, mengharuskan adanya informasi tentang standar kinerja dan kinerja yang sebenarnya, memikirkan tindakan apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki segala bentuk penyimpangan yang terjadi, para manajer juga harus menentukan informasi seperti apa yang penting, bagaimana cara mereka mendapatkan informasi tersebut, serta bagaimana mereka bisa dan harus merespon informasi tersebut. Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan, seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan.


Dan di dalam konteks pengukuran kinerja perusahaan ini, sekarang kita mengenal adanya sebuah pendekatan yang disebut sebagai balanced scorecard. Pendekatan ini sendiri dipopulerkan oleh Kaplan and Norton melalui bukunya yang fenomenal itu, Balanced Scorecard : Translating Strategy Into Action. Pengertian balanced scorecard sendiri jika diterjemahkan bisa bermakna sebagai rapot kinerja yang seimbang (balanced). Kenapa disebut seimbang karena pendekatan ini hendak mengukur kinerja organisasi secara komprehensif melalui empat dimensi utama, yakni : dimensi keuangan, pelanggan, proses bisnis internal dan dimensi learning & growth.
Dimensi keuangan merupakan hasil akhir yang ingin digapai oleh sebuah organisasi bisnis. Sebab tanpa menghasilkan profit yang sustainable dan cash flow yang sehat, sebuah perusahaan mungkin akan lebih layak disebut sebagai paguyuban sosial. Dalam dimensi ini, beberapa indikator kinerja (atau lazim disebut sebagai key performance indicators atau KPI) yang kerap digunakan sebagai acuan antara lain adalah : tingkat profitabilitas perusahaan, jumlah penjualan dalam setahun (sales revenue), tingkat efisiensi biaya operasi (operation cost dibanding sales), ataupun juga sejumlah indikator keuangan seperti ROI (return on investment), ROA (return on asset) ataupun EVA (economic value added).
Dimensi selanjutnya adalah dimensi pelanggan yang notabene merupakan tonggak penting untuk mencapai kejayaan dalam aspek keuangan. Sebab tanpa pelanggan, sebuah organisasi bisnis tak lagi punya alasan untuk meneruskan nafasnya. Demikianlah untuk menggapai kesuksesan, perusahaan juga mesti memetakan sejumlah ukuran keberhasilan dalam dimensi pelanggan. Sejumlah key performance indicator (KPI) yang lazim digunakan dalam dimensi pelanggan ini antara lain adalah : tingkat kepuasan pelanggan (customer satisfaction index), brand image index, brand loyalty index, persentase market share, ataupun market penetration level.
Dimensi berikutnya adalah dimensi proses bisnis internal. Pertanyaan kunci yang layak diajukan disini adalah : untuk meraih keberhasilan keuangan dan memuaskan pelanggan kita, proses bisnis internal apa yang harus terus menerus disempurnakan? Beberapa elemen kunci dalam proses bisnis internal yang layak dikendalikan dengan optimal mencakup segenap mata rantai (supply chain) proses produksi/operasi, manajemen mutu, dan juga proses inovasi. Beberapa contoh KPI yang lazim digunakan dalam dimensi ini antara lain adalah : persentase produk yang cacat (defect rate), tingkat kecepatan dalam proses produksi, jumlah inovasi proses dan produk yang dikembangkan dalam setahun, jumlah produk/jasa yang di-delivery dengan tepat waktu, ataupun jumlah pelanggaran SOP (standard operating procedures).
Dimensi yang terakhir adalah dimensi learning and growth. Dimensi ini sejatinya hendak berfokus pada pengembangan kapabilitas SDM, potensi kepemimpinan dan kekuatan kultur organisasi untuk terus dimekarkan ke titik yang optimal. Dengan kata lain, dimensi ini hendak meletakkan sebuah pondasi yang kokoh nan tegar agar sebuah organisasi bisnis terus bisa mengibarkan keunggulannya. Contoh KPI (key performance indicators) yang lazim digunakan untuk mengukur kinerja pada dimensi ini antara lain adalah : tingkat kepuasan karyawan (employee satisfaction index), level kompetensi rata-rata karyawan, indeks kultur organisasi (organizational culture index), ataupun jumlah jam pelatihan dan pengembangan per karyawan.
Demikianlah empat dimensi utama yang mesti dikelola dan diukur kinerjanya secara konstan dari waktu ke waktu. Pada dasarnya keempat dimensi diatas bersifat sinergis dan saling behubungan erat secara hirarkis. Sebuah organisasi bisnis hampir tidak mungkin mencapai keunggulan finansial tanpa ditopang oleh barisan pelanggan yang puas dan loyal. Dan barisan pelanggan yang loyal ini tak akan pernah terus tumbuh jika sebuah organisasi tidak memiliki proses bisnis yang ekselen nan inovatif. Dan pada akhirnya, proses kerja yang ekselen ini hanya akan mungkin menjelma menjadi kenyataan jika organisasi tersebut ditopang oleh barisan SDM yang unggul, kepemimimpinan yang tangguh dan budaya organisasi yang positif.
Pengelolaan kinerja organisasi bisnis secara optimal dengan demikian mesti mempertimbangkan keempat dimensi diatas secara intregratif. Serangkaian key performance indicators (beserta target angka) untuk tiap dimensi diatas mesti diidentifikasi dan kemudian dimonitor pencapaiannya secara periodik (misal setiap sebulan sekali dalam sesi monthly performance review meeting). Melalui proses pengelolaan kinerja yang komprehensif pada empat dimensi inilah, sebuah organisasi bisnis mestinya bisa terus tumbuh dan mekar menuju ranah kejayaan.

ULASAN TOPIK TENTANG BAB 13 MENGELOLA KINERJA DAN MUTU

Kontrol adalah persoalan penting yang dihadapi setiap manajer di organisasi, tetapi manajer baru terkadang mengalami kesulitan untuk menentukan sejauh mana ia harus menggunakan kontrolnya untuk membuat orang-orang tetap produktif tanpa menindas motivasi dan kreativitas mereka.
Beberapa panduan untuk menciptakan kebijakan penggunaan yang dapat diterima yang efektif tetapi juga adil, berkenaan dengan penggunaan internet ditempat kerja :
· Pastikan bahwa para pegawai memahami bahwa mereka tidak memiliki hak hukum atas privasi di tempat kerja
· Buat kebijakan penggunaan internet tertulis
· Jelaskan proses pendisiplinannya
· Tinjau kembali kebijakan pada jangka waktu tertentu
Kontrol organisasi adalah proses sistematis dalam mengatur aktivitas organisasi agar tetap konsisten dengan pengharapan yang telah dibangun dalam rencana, target, standar kinerja.
Memilih Standar dan Ukuran
Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan, seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan. Namun para manajer makin mengetahui keharusan untuk mengukur aspek-aspek kinerja yang tidak kasat mata lainnya untuk mengelola aktivitas penciptaan nilai dari organisasi saat itu.
Kartu Skor Berimbang adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisonal dengan ukuran operasional yang berhubungan dengan faktor-faktor kesuksesaan penting yang ada di perusahaan.
MODEL KONTROL UMPAN BALIK
Semua sistem kontrol yang dirancang dengan baik akan melibatkan penggunaan umpan balik untuk menentukan apakah kinerja memenuhi standar yang telah dibuat.
Langkah-langkah Kontrol Umpan Balik
· Membangun Standar Kinerja
· Mengukur Kinerja yang Ada
· Membandingkan Kinerja dengan Standar
· Melakukan Tindakan Korektif
Aplikasi Untuk Anggaran
Kontrol anggaran, salah satu metode yang paling sering digunakan dalam kontrol manajemen, adalah proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil dan membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu. Sebagai alat pengontrol, anggaran adalah laporan yang berisi, pengeluaran terkini dan terencana untuk uang, aset, bahan mentah, gaji, dan sumber daya lainnya.
Unit dasar analisis untuk sistem kontrol anggaran disebut dengan pusat pertanggungjawaban, Pusat tanggung jawab adalah departemen atau unit apa pun yang ada dalam organisasi, dibawah pengawasan seorang pegawai yang bertangggung jawab atas aktivitas departemen atau unit tersebut.
Anggaran yang biasanya digunakan manajer :
· Anggaran biaya
· Anggaran pendapatan
· Anggaran kas
· Anggaran modal
KONTROL KEUANGAN
Kontrol keuangan tidak hanya menginformasikan apakah keuangan perusahaan besar dalam posisi yang baik, tetapi kontrol keuangan juga bisa menjadi indikator berguna menunjukan permasalahan kinerja lainnya. Misalnya layanan pelanggan atau keefektifan tenaga kerja penjualan.
Laporan Keuangan
Dua laporan keuangan besar, yaitu :
1. Neraca keuangan
2. Laporan laba rugi
Analisis Keuangan: Menafsirkan Angka
Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pada rasio, statistik yang menunjukkan hubungan antara indikator-indikator kinerja seperti keuntungan dan aset, penjualan, dan persediaan. Merangkum beberapa rasio keuangan, yang merupakan ukuran dari :
1. Rasio Likuiditas
2. Rasio Aktifitas
3. Rasio keuntungan
4. Rasio Leverage
Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi
Kontrol Hierarki adalah penggunaan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dan alat formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.
Kontrol Desentralisasi adalah penggunaan budaya perusahaan, norma kelompok, dan fokus terhadap tujuan, daripada aturan dan prosedur, untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Manajemen Buka-Buku
Manajemen Buka-Buku adalah berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi. Tujuannya adalah untuk membuat setiap pegawai berfikir dan bertindak seperti seorang pemilik bisnis.
MANAJEMEN KUALITAS TOTAL
Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh anggota perusahaan untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas denagn cara melakukan perbaikan terus menerus.
Teknik-teknik TQM :
· Siklus Kualitas
· Tolok Ukur
· Prinsip Six Sigma
· Pengukuran siklus waktu
· Perbaikan Terus-menerus
Faktor-faktor TQM
Faktor positif :
· Tugas-tugas yang ada menuntut pegawai yang berketerampilan tinggi
· TQM berguna untuk memperkaya pekerjaan dan memotivasi pegawai
· Keterampilan memecahkan masalah ditingkatkan untuk semua pegawai
· Partisipasi dan kerja tim digunakan untuk menghadang permasalahan yang signifikan
· Perbaikan terus-menerus adalah cara hidup
Faktor negatif :
· Ekspektasi manajemen biasanya tinggi
· Manajer tingkat menengah merasa tidak puas jika kehilangan wewenang
· Para pekerja tidak puas dengan beberapa aspek kehidupan organisasi
· Pemimpin serikat pekerja tidak disertakan dalam diskusi kendali mutu
· Manajer manunggu inovasi yang besar dan dramatis
TREN DALAM KENDALI MUTU DAN KEUANGAN
Banyak perusahaan menjawab realitas ekonomi yang berubah-ubah serta kompetisi global dengan menilai kembali manajemen dan proses-proses di organisasinya sendiri, diantaranya mekanisme kontrol.
Standar Kualitas Internasional
Daya dorong untuk melakukan manajemen kualitas di Amerika Serikat adalah signifikasi yang meningkat dari ekonomi global.
Sistem Kontrol Keuangan Baru
1. Pertambahan Nilai Ekonomis adalah sistem kontrol yang mengukur kinerja yangberkenaan dengan keuntungan setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan pada saat nyata.
2. Pertambahan Nilai Pasar adalah sistem kontrol yang mengukur perkiraan pasar saham terhadap nilai perusahaan terdahulu dan proyek investasi modal yang diharapkan.
3. Pembiayaan Berbasis Aktivitas adalah sistem kontrol yang mengidentifikasi beragam aktifitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya sesuai aktivitas tersebut.
4. Tata Kelola Perusahaan adalah sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan pemilik perusahaan dapat dilindungi.