Selasa, 20 November 2012

ULASAN TOPIK TENTANG BAB 9 MERANCANG ORGANISASI YANG ADAPTIF


Pengelolahan adalah penggunaan sumber daya yang yang dimiliki sebuah organisasi untuk meraih tujuan-tujuan strategis.

Struktur organisasi adalah kerangka kerja dimana sebuah organisasi menetukan bagaimana membagi tugas, menggunakan sumber daya, dan mengoordinasikan departemen-departemen.

Peta organisasi adalahrepresentasi visual dari struktur organisasi

Spesialisasi kerja adalah Kadar yang di gunakan untuk membagi-bagi tugas-tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih spesifik.

Rantai perintah adalah garis wewenang yang tidak terputus dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkkan posisi orang-orang tersebut.

Wewenang di bedakan menjadi karekteristik :
1. Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang
2. Wewenang berlaku untuk bawahan
3. Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal

Akuntabilitas adalah sebuah mekanisme yang digunakan untuk menyejajarkan wewenang dan tangggung jawab.

Delegasi adalah proses yang digunakan para manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab mereka pada jabatan-jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.

Pendekatan berikut ini yang dilakukan oleh manajer untuk melakukan delegasi dengan lebih efektif :
1. Delegasikan tugas secara keseluruhan
2. Pilihlah orang yang tepat
3. Pastikan bahwa wewenang sebanding dengan tanggung jawab
4. Berikan instruksi yang menyeluruh
5. Jagalah feedback
6. Evaluasi dan berikan penghargaan atas kinerja

Faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin
2. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalahpekerjaan yang serupa antara satu dan lainnnya
3. Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan di satu tempat yang sama
4. Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam mengerjakan tugas
5. Peraturan dan prosedur yang berkenaan denga pelaksanaan tugas haruslah tersedia
6. Sistem dan personel pendukung harus tersedia bagi manajer
7. Waktu untuk melakukan supervisi terhadap kegiatan yang tidak perlu di supervisi, seperli melakukan koordinasi dengan departemen lain
8. Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi sentralisasi dan desentralisasi :
1. Perubahan dan ketidakpastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi
2. Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
3. Pada masa krisis atau saat di ujung tanduk , wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.

Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama.

Struktur divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen di kelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam organisasi.

Tim lintas fungsi adalah kelompok pegawai dari beragam departemen fungsional yang bergabung dalam satu tim untuk manyelesaikan masalah bersama.

Tim permanen adalah kelompok individu yang berasal dari berbagai fungsi yang secara permanen di tugaskan untuk menyelesaikan permasalahan yang rutin ada.

Struktur berbasis tim adalah struktur dimana keseluruhan organisasi disusun oleh tim horizontal yang mengoordinasikan aktivitas mereka dan bekerja secara langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Struktur-struktur pendekatan :
- Pendekatan fungsional
- Pendekatan divisional
- Pendekatan matriks
- Pendekatan tim
- Pendekatan jaringan virtual

Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibentuk untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek tertentu yang melibatkan beberapa departemen.

Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas-aktivisas beberapa departemen dalam basis penuh waktu untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Rekayasa ulang adalah perencanaan ulang proses bisnis untuk mendapatkan paningkatan dramatis dalam harga, kualitas, layanan, dan kecepatan.

A. PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL
Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis. Struktur organisasi di artikan sebagai :
(1) seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan pada individu dan departemen,
(2) hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer,
(3) rancangan system untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen. Karakteristik dari struktur vertical ditunjukkan dalam peta organisasi, yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.
1. Spesialisasi kerja
Spesialisasi kerja disebut juga divisi kerja, adalah kadar yang digunakan untuk membagi-bagi tugas-tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih spesifik.
2. Rantai perintah
Rantai perintah adalah garis wewenag yang tidak terputus dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dalam menunjukkan posisi orang-orang tersebut. Rantai perintah berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan perintah yang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja, dan prinsip saklar merupakan garis wewenang yang ditentukan dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai. Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumberdaya guna memperoleh hasil yang dikehendaki organisasi. Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik :
1. Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang
2. Wewenag berlaku untuk bawahan
3. Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalah hierarki vertical
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan. Akuntanbilitas adalah sebuah mekanisme yang digunakan untuk menjajarkan wewenag dan tanggungjawab. Akuntanbilitas berarti bahwa orang-orang yang berwenang dan bertanggungjawab adalah orang-orang yang memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripaada mereka. Kewenangan lini dan kewenangan staf, departemen lini melakukan tugas yang mencerminkan tujuan dan misi uatam organisasi. Departemen lini adalah mereka yang mengembangkan dan mengelola penawaran dan penjualan online. Departemen staf adalah mereka yang menyediakan keahlian khusus yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan orang-orang di departemen lini. Kewenangan lini berarti bahwa orang-orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewengan resmi untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung. Kewenanga staf bersifat lebih sempit dan terdiri tas hak untuk member nasehat, rekomendasi, dan konseling dalam area kemampuan para staf ahli. Kewenangan staf adalah sebuah hubungan komunikasi, staf ahli memberikan saran pada manajer dalam area teknis.
3. Ruang lingkup manajemen
Ruang lingkup manajemen adalah sejumlah pegawai yang memberikan laporan pada supervisor. Struktur tinggi memiliki lingkup sempit secara keseluruhan serta memiliki tingkatan hierarki yang lebih tinggi. Struktur datar memiliki llingkup yang luas, tersebar secara horizontal, dan memiliki tingkatan hierarki yang lebih mudah.
4. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan tingkatan hierarki dimana keputusan biasa diambil. Sentralisasi berarti bahwa wewenang dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalamm sebuah organisaasi. Desentralisasi adalah wewenang dalam mengambil keputusan diturunkan pada tingkatan-tingkatan jaabatan yang lenih rendah.
tiga factor yang meempengaruhi sentralisasi vs desentralisasi :
a. Perubahan dan ketidak pastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi.
b. Jumlah sentralisasi dan desntralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.
c. Pada masa krisis atau saat di ujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.
5. Departementalisasi
Karakteristik penting lainnya dari struktur organisasi adalah departementalisasi, yang menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan-jabatan tertentu ke dalam departemen-departemen, dan departemen ke dalam organisasi secara keseluruhan.
a. Pendekatan fungsional vertical
Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. Manusia, fasilitas, dan sumber daya lainnya yang mewakili suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu departemen. Tiap – tiap departemen funsional ini terkait denga organisasi secara keseluruhan. Misalnya, departemen pemasaran bertanggung jawab atas semua penjualan dan pemasaran, dan departemen akuntansi bertugas menangani persoalan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Struktur fungsional adalah desain vertical yang kuat. Aturan dan prosedur akan membentuk kewajiban dan tanggungjawab tiap pegawai, dan para pegawai yang berada pada tingkat hierarki bawah akan menerima hak-hak pegawai yang jabatannya lebih tinggi dari mereka, yaitu hak-hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah.
b. Pendekatan divisional
Struktus divisional ada ketika departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi. Stuktur divisional terkadang disebut struktur produk, struktur program, atau struktur unit mandiri. Dalam struktur divisional, divisi-divisi diciptakan sebagai unit-unit mandiri dengan departemen –departemen terpisah untuk tiap divisinya. Pada struktur fungsional, semua pegawai litbang dikelompokkan bersama dan mengerjakan semua produk, sedangkan di struktur divisional tiap-tiap divisi memiliki departemen litbangnya sendiri. Perbedaan utama dari strutur divisional dengan struktur fungsional adalahh rantai perintahannya yang berada pada bagian bawah hierarki.
c. Pendekatan matriks
Pendekatan matriks menggabungkan aspek-aspek yang ada pada struktur fungsional dan struktur divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi. Pegawai dan dua bos yaitu pegawai yang dibawahi dua supervisor sekaligus, harus menyelesaikan tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
d. Pendekatan tim
Pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggungjawab pada pekerjaan tingkat yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang penuh persaingan. Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam sebuah organisasi adalah melalui tim lintas-fungsi, yang terdiri atas pegawai dari beragam departemen fungsional yang harus bertemu sebagai tim dan menyelesaikan permasalahan bersama. Tim lintas-fungsi digunakan untuk memberikan koordinasi horizontal yang penting untuk melengkapi struktur divisional atau struktur fungsional yang sudah ada.
e. Pendekatan jaringan virtual
Struktur jaringan virtual berarti bahwa perusahaan melakukan subkontrak untuk sebagian besar fungsi-fungsi besarnya pada perusahaan-perusahaan yang berbeda dan mengoordinasikan aktivitas-aktivitasnya dari organisasi pusat yang kecil. Cara kerjanya organisasi dapat dipandang sebagai pusat yang dikelilingi oleh jaringan para ahli di sekitaranya. System computer terhubung, peranti lunak kolaboratiff, dan internet memudahkan organisasi-organisasi untuk bertukar data dan informasi dengan sangat cepat dan mudah sehingga jaringan pemasok, pelaku manufaktur, perakit, dan distributor yang tidak tersambungkan dengan baik pun dapat melihaat dan bertindak sebagaimana sebuah perusahaan berlian.
6. Kelebihan dan kekurangan dari setiap struktur
a. Pendekatan struktur fungsional
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
2. Spesialisasi dan pengembangan keterampilan yang mendalam
3. Pengarahan dan pengendalian manajer puncak
Kekurangan :
1. Kurangnya komunikasi di antara departemen – departemen fungsional
2. Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal, lambatnya inovasi
3. Keputusan dipusatkan di puncak hierarki, sehungga menciptakan keterlambatan.
b. Pendekatan struktur divisional
Kelebihan :
1. Respon cepat, fleksibilitas dilingkungan yang tidak stabil
2. Memperhatikan kebutuhan pelanggan
3. Koordinasi yang sangat baik di antara departemen-departemen fungsional
Kekurangan :
1. Duplikasi sumberdaya dalam setiap divisi
2. Kurangnya pendalaman dan spesialisasi teknis
3. Kurangnya koordinasi antara divisi-divisi
c. Pendekatan struktur matriks
Kelebihan :
1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien daripada satu hierarki
2. Fleksibilitas, adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
3. Kerjasama antar fungsi, keahlian tersedia di semua divisi
Kekurangan :
1. Rasa frustasi dan bingung karena adanya rantai perintah rangkap dua
2. Konflik besar antara dua sisi matriks
3. Terlalu banyak rapat, lebih banyak diskusi daripada aksi
d. Pendekatan struktur tim
Kelebihan :
1. Lebih sedikit diantara departemen-departemen
2. Lebih banyak kompromi
3. Lebih cepat memberikan respon an keputusan
4. Moril dan antusiasme pegawai yang lebih baik
Kekurangan :
1. Kesetiaan dan konflik yang berlipat ganda
2. Banyak waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk melakukan rapat-rapat
3. Desentralisasi yang tidak terencana
e. Pendekatan struktur jaringan virtual
Kelebihan :
1. Bias mendapatkan keahlian dari seluruh dunia
2. Sangat fleksibel dan responsive
3. Biaya tambahan dikurangi
Kekurangan :
1. Kurangnya pengendalian, tidak kokohnya batasan-batasan
2. Tuntutan yang lebih besar bagi manajer
3. Kesatiaan pegawai makin lemah

Tidak ada komentar:

Posting Komentar