Pengelolahan adalah penggunaan sumber daya yang yang dimiliki sebuah
organisasi untuk meraih tujuan-tujuan strategis.
Struktur organisasi adalah kerangka kerja dimana sebuah organisasi menetukan
bagaimana membagi tugas, menggunakan sumber daya, dan mengoordinasikan
departemen-departemen.
Peta organisasi adalahrepresentasi visual dari struktur organisasi
Spesialisasi kerja adalah Kadar yang di gunakan untuk membagi-bagi tugas-tugas
organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih spesifik.
Rantai perintah adalah garis wewenang yang tidak terputus dimana
menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkkan posisi
orang-orang tersebut.
Wewenang di bedakan menjadi
karekteristik :
1.
Wewenang diemban dalam kaitannya
dengan jabatan, bukan orang
2.
Wewenang berlaku untuk bawahan
3.
Wewenang berjalan dari atas ke bawah
dalam hierarki vertikal
Akuntabilitas adalah sebuah mekanisme yang digunakan untuk menyejajarkan
wewenang dan tangggung jawab.
Delegasi adalah proses yang digunakan para manajer untuk mengalihkan
wewenang dan tanggung jawab mereka pada jabatan-jabatan yang lebih rendah dalam
hierarki.
Pendekatan berikut ini yang
dilakukan oleh manajer untuk melakukan delegasi dengan lebih efektif :
1.
Delegasikan tugas secara keseluruhan
2.
Pilihlah orang yang tepat
3.
Pastikan bahwa wewenang sebanding
dengan tanggung jawab
4.
Berikan instruksi yang menyeluruh
5.
Jagalah feedback
6.
Evaluasi dan berikan penghargaan
atas kinerja
Faktor-faktor yang berhubungan
dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1.
Pekerjaan yang didelegasikan pada
bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin
2.
Pekerjaan yang didelegasikan pada
bawahan adalahpekerjaan yang serupa antara satu dan lainnnya
3.
Bawahan, jika lebih dari satu orang,
ditempatkan di satu tempat yang sama
4.
Bawahan adalah orang yang sangat
terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam mengerjakan tugas
5.
Peraturan dan prosedur yang
berkenaan denga pelaksanaan tugas haruslah tersedia
6.
Sistem dan personel pendukung harus
tersedia bagi manajer
7.
Waktu untuk melakukan supervisi
terhadap kegiatan yang tidak perlu di supervisi, seperli melakukan koordinasi
dengan departemen lain
8.
Pilihan pribadi serta gaya manajer
haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi
sentralisasi dan desentralisasi :
1.
Perubahan dan ketidakpastian
lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi
2.
Jumlah sentralisasi atau
desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
3.
Pada masa krisis atau saat di ujung
tanduk , wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.
Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen
berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya
yang sama.
Struktur divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana
departemen-departemen di kelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam
organisasi.
Tim lintas fungsi adalah kelompok pegawai dari beragam departemen fungsional
yang bergabung dalam satu tim untuk manyelesaikan masalah bersama.
Tim permanen adalah kelompok individu yang berasal dari berbagai fungsi
yang secara permanen di tugaskan untuk menyelesaikan permasalahan yang rutin
ada.
Struktur berbasis tim adalah struktur dimana keseluruhan organisasi disusun oleh
tim horizontal yang mengoordinasikan aktivitas mereka dan bekerja secara
langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Struktur-struktur pendekatan :
- Pendekatan fungsional
- Pendekatan divisional
- Pendekatan matriks
- Pendekatan tim
- Pendekatan jaringan virtual
Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibentuk untuk
menyelesaikan permasalahan jangka pendek tertentu yang melibatkan beberapa
departemen.
Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan
aktivitas-aktivisas beberapa departemen dalam basis penuh waktu untuk
menyelesaikan proyek tertentu.
Rekayasa ulang adalah perencanaan ulang proses bisnis untuk mendapatkan
paningkatan dramatis dalam harga, kualitas, layanan, dan kecepatan.
A. PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL
Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada
di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis. Struktur organisasi di artikan
sebagai :
(1) seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan pada individu dan
departemen,
(2) hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang,
tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan
cakupan pengendalian manajer,
(3) rancangan system untuk menjamin terciptanya
koordinasi pegawai yang efektif antar departemen. Karakteristik dari struktur
vertical ditunjukkan dalam peta organisasi, yaitu representasi visual dari
sebuah struktur organisasi.
1. Spesialisasi kerja
Spesialisasi kerja disebut juga divisi kerja, adalah kadar yang
digunakan untuk membagi-bagi tugas-tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan
yang lebih spesifik.
2. Rantai perintah
Rantai perintah adalah garis wewenag yang tidak terputus
dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dalam menunjukkan
posisi orang-orang tersebut. Rantai perintah berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan
perintah yang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang
supervisor saja, dan prinsip saklar merupakan garis wewenang yang
ditentukan dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.
Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil
keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumberdaya guna memperoleh
hasil yang dikehendaki organisasi. Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik :
1.
Wewenang diemban dalam kaitannya
dengan jabatan, bukan orang
2.
Wewenag berlaku untuk bawahan
3.
Wewenang berjalan dari atas ke bawah
dalah hierarki vertical
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau
aktivitas yang diembankan. Akuntanbilitas adalah sebuah mekanisme yang
digunakan untuk menjajarkan wewenag dan tanggungjawab. Akuntanbilitas berarti
bahwa orang-orang yang berwenang dan bertanggungjawab adalah orang-orang yang
memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak
yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripaada mereka. Kewenangan
lini dan kewenangan staf, departemen lini melakukan tugas yang mencerminkan
tujuan dan misi uatam organisasi. Departemen lini adalah mereka yang
mengembangkan dan mengelola penawaran dan penjualan online. Departemen staf
adalah mereka yang menyediakan keahlian khusus yang berfungsi untuk mendukung
pekerjaan orang-orang di departemen lini. Kewenangan lini berarti bahwa
orang-orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewengan resmi untuk
mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung. Kewenanga staf bersifat
lebih sempit dan terdiri tas hak untuk member nasehat, rekomendasi, dan
konseling dalam area kemampuan para staf ahli. Kewenangan staf adalah sebuah
hubungan komunikasi, staf ahli memberikan saran pada manajer dalam area teknis.
3. Ruang lingkup manajemen
Ruang lingkup manajemen adalah sejumlah pegawai yang
memberikan laporan pada supervisor. Struktur tinggi memiliki lingkup sempit
secara keseluruhan serta memiliki tingkatan hierarki yang lebih tinggi.
Struktur datar memiliki llingkup yang luas, tersebar secara horizontal, dan
memiliki tingkatan hierarki yang lebih mudah.
4. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan tingkatan
hierarki dimana keputusan biasa diambil. Sentralisasi berarti bahwa wewenang
dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalamm sebuah
organisaasi. Desentralisasi adalah wewenang dalam mengambil keputusan
diturunkan pada tingkatan-tingkatan jaabatan yang lenih rendah.
tiga factor yang meempengaruhi sentralisasi vs desentralisasi
:
a.
Perubahan dan ketidak pastian
lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi.
b.
Jumlah sentralisasi dan
desntralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.
c.
Pada masa krisis atau saat di ujung
tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.
5. Departementalisasi
Karakteristik penting lainnya dari struktur organisasi
adalah departementalisasi, yang menjadi landasan untuk mengelompokkan
jabatan-jabatan tertentu ke dalam departemen-departemen, dan departemen ke
dalam organisasi secara keseluruhan.
a. Pendekatan fungsional vertical
Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke
dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan
penggunaan sumber daya yang sama. Manusia, fasilitas, dan sumber daya lainnya
yang mewakili suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu departemen.
Tiap – tiap departemen funsional ini terkait denga organisasi secara
keseluruhan. Misalnya, departemen pemasaran bertanggung jawab atas semua
penjualan dan pemasaran, dan departemen akuntansi bertugas menangani persoalan
keuangan perusahaan secara keseluruhan. Struktur fungsional adalah desain
vertical yang kuat. Aturan dan prosedur akan membentuk kewajiban dan tanggungjawab
tiap pegawai, dan para pegawai yang berada pada tingkat hierarki bawah akan
menerima hak-hak pegawai yang jabatannya lebih tinggi dari mereka, yaitu
hak-hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah.
b. Pendekatan divisional
Struktus divisional ada ketika departemen-departemen
dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi. Stuktur
divisional terkadang disebut struktur produk, struktur program, atau struktur
unit mandiri. Dalam struktur divisional, divisi-divisi diciptakan sebagai
unit-unit mandiri dengan departemen –departemen terpisah untuk tiap divisinya.
Pada struktur fungsional, semua pegawai litbang dikelompokkan bersama dan
mengerjakan semua produk, sedangkan di struktur divisional tiap-tiap divisi
memiliki departemen litbangnya sendiri. Perbedaan utama dari strutur divisional
dengan struktur fungsional adalahh rantai perintahannya yang berada pada bagian
bawah hierarki.
c. Pendekatan matriks
Pendekatan matriks menggabungkan aspek-aspek yang ada pada
struktur fungsional dan struktur divisional secara serentak dalam bagian yang
sama pada organisasi. Pegawai dan dua bos yaitu pegawai yang dibawahi dua
supervisor sekaligus, harus menyelesaikan tuntutan-tuntutan yang bertentangan
dari bos-bos matriksnya.
d. Pendekatan tim
Pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer untuk
mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggungjawab pada pekerjaan tingkat
yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan
global yang penuh persaingan. Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam
sebuah organisasi adalah melalui tim lintas-fungsi, yang terdiri atas pegawai
dari beragam departemen fungsional yang harus bertemu sebagai tim dan
menyelesaikan permasalahan bersama. Tim lintas-fungsi digunakan untuk
memberikan koordinasi horizontal yang penting untuk melengkapi struktur
divisional atau struktur fungsional yang sudah ada.
e. Pendekatan jaringan virtual
Struktur jaringan virtual berarti bahwa perusahaan melakukan
subkontrak untuk sebagian besar fungsi-fungsi besarnya pada
perusahaan-perusahaan yang berbeda dan mengoordinasikan aktivitas-aktivitasnya
dari organisasi pusat yang kecil. Cara kerjanya organisasi dapat dipandang
sebagai pusat yang dikelilingi oleh jaringan para ahli di sekitaranya. System computer
terhubung, peranti lunak kolaboratiff, dan internet memudahkan
organisasi-organisasi untuk bertukar data dan informasi dengan sangat cepat dan
mudah sehingga jaringan pemasok, pelaku manufaktur, perakit, dan distributor
yang tidak tersambungkan dengan baik pun dapat melihaat dan bertindak
sebagaimana sebuah perusahaan berlian.
6. Kelebihan dan kekurangan dari setiap struktur
a. Pendekatan struktur fungsional
Kelebihan :
1.
Penggunaan sumberdaya yang efisien,
skala ekonomis
2.
Spesialisasi dan pengembangan
keterampilan yang mendalam
3.
Pengarahan dan pengendalian manajer
puncak
Kekurangan :
1.
Kurangnya komunikasi di antara
departemen – departemen fungsional
2.
Respon yang lambat terhadap
perubahan eksternal, lambatnya inovasi
3.
Keputusan dipusatkan di puncak
hierarki, sehungga menciptakan keterlambatan.
b. Pendekatan struktur divisional
Kelebihan :
1.
Respon cepat, fleksibilitas
dilingkungan yang tidak stabil
2.
Memperhatikan kebutuhan pelanggan
3.
Koordinasi yang sangat baik di
antara departemen-departemen fungsional
Kekurangan :
1.
Duplikasi sumberdaya dalam setiap
divisi
2.
Kurangnya pendalaman dan
spesialisasi teknis
3.
Kurangnya koordinasi antara
divisi-divisi
c. Pendekatan struktur matriks
Kelebihan :
1.
Penggunaan sumberdaya yang lebih
efisien daripada satu hierarki
2.
Fleksibilitas, adaptabilitas
terhadap lingkungan yang terus berubah
3.
Kerjasama antar fungsi, keahlian
tersedia di semua divisi
Kekurangan :
1.
Rasa frustasi dan bingung karena
adanya rantai perintah rangkap dua
2.
Konflik besar antara dua sisi
matriks
3.
Terlalu banyak rapat, lebih banyak
diskusi daripada aksi
d. Pendekatan struktur tim
Kelebihan :
1.
Lebih sedikit diantara
departemen-departemen
2.
Lebih banyak kompromi
3.
Lebih cepat memberikan respon an
keputusan
4.
Moril dan antusiasme pegawai yang
lebih baik
Kekurangan :
1.
Kesetiaan dan konflik yang berlipat
ganda
2.
Banyak waktu dan sumber daya yang
dihabiskan untuk melakukan rapat-rapat
3.
Desentralisasi yang tidak terencana
e. Pendekatan struktur jaringan virtual
Kelebihan :
1.
Bias mendapatkan keahlian dari
seluruh dunia
2.
Sangat fleksibel dan responsive
3.
Biaya tambahan dikurangi
Kekurangan :
1.
Kurangnya pengendalian, tidak
kokohnya batasan-batasan
2.
Tuntutan yang lebih besar bagi
manajer
3.
Kesatiaan pegawai makin lemah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar